Cristina Lopez, nuestra profesora de Educación Plástica y Visual del instituto me decía que me centraba demasiado en el objetivo final y no en el proceso; le llevó un año convencerme y hacerme ver que el proceso es igual o más importante que el objetivo final en sí mismo.
Un proyecto en el que el "durante" esté claro, hará que el "fin" sea más cercano, más fácilmente alcanzable y más reconfortante.
Desde ese consejo hasta ahora ha llovido mucho y, aunque me cueste a veces centrarme en el proceso, creo que he superado el momento de anarquía total a la hora de realizar un trabajo.
Hace 4 años creamos una iniciativa privada para trabajar en aquello que nos gustaba a raíz de la experiencia con el festival ZEMOS98. La gestión cultural, la producción de vídeo, el desarrollo de proyectos formativos o la edición de publicaciones nos dan la posibilidad ofrecer contenidos de calidad e intentar innovar en el propio sector. Nos preocupa la organización, la propedéutica, la comunicación interna.
Cuando comenzamos, la organización interna no era un problema principal para nosotros. Después de estos años de trabajo, el aumento en el número de trabajadorxs/colaboradorxs y, en especial, debido al volumen de proyectos en los que estamos inmersos, nos planteamos hacer una revisión del concepto de empresa con la que empezamos.
Entre otras cosas, necesitamos de herramientas colaborativas para la organización de proyectos, para tener todos los elementos que intervienen en cuenta, para tener el trabajo controlado, para saber a qué se está dedicando cada uno de los componentes del equipo. No es que no utilicemos ya herramientas colaborativas. Usamos varias listas de correo para coordinarnos, un wiki bien mantenido y actualizado es reflejo de todos los trabajos activos y da acceso al historial de proyectios realizados y herramientas como Twitter, mensajería instantánea o Google Calendar nos hacen funcionar de manera orgánica. Pero hemos observado que nos falta una herramienta que quizás debamos desarrollar nosotros mismo. Es por esto que inicié un sencillo proceso de búsqueda para sumergirme en el mundo de las aplicaciones de gestión de proyectos on.line.
Realizando una simple búsqueda doy con el blog online.com.es creado por la empresa Net Lab Solutions de Valencia. En este blog encontré un artículo sobre los mejores gestores de proyectos online que existían en abril de 2007 en Internet. Ellos hacen una lista de los 8 mejores:
ActiveCollab: Es un gestor de proyectos con herramientas colaborativas para trabajar en equipo con bastantes funcionalidades y que permite trabajar con ilimitados proyectos, equipos y clientes. Achievo: Ofrece bastantes herramientas para la gestión y monitorización de proyectos. Un poco "más pesado y completo", incluye módulos de HRM (Módulo de Recursos Humanos). DotProject: Bastante completo, incluye calendarios, foros, y seguimiento de proyectos y tareas. Tenemos traducción en castellano. DoubleChocolate: A parte de que el diseño es bastante intuitivo, parece ser un buen gestor de tareas, con la posibilidad de distinguir tareas y luego poder filtrarlas por tipos (bugs, peticiones de clientes, mantenimiento, etc). PHProjekt: Detrás de este gestor hay una buena comunidad que sigue programando addons para él. Wikis, foros, Facturas, etc… que se pueden ir añadiendo. ProjectConsulting: Es una mezcla entre gestor de proyectos y PSA bastante orientado a consultores y a las tecnologías de la información. Tuttos: Un diseño pobre pero con bastantes funcionalidades y multilenguaje. Egroupware: Parece encajar bastante en la herramienta que busco, sencillo, con wiki, calendario, gestión de usuarios.
También existen otros tantos como por ejemplo:
Basecamp ProjectOpen Zoho Projects Redmine B-Kin
Me parece una buena lista de aplicaciones web para la gestión de proyectos, pero hay una cosa que todas tienen en común. No solo gestionan proyectos, algunas también gestionan personal, otras mensajería interna, wikis, webs, agenda de contactos y otras lo tienen todo integrado.
Ahí es donde viene el problema a la hora de elegir una aplicación que nos pueda servir a nosotros. Nosotros ya usamos esas aplicaciones por separado y nos gustan así, no buscamos la convergencia. Somos transversales. Sólo necesitamos un gestor de proyectos.
Un gestor de proyectos tiene que incluir la gestión de las tareas que lo componen, los miembros del equipo humano, asignación de tareas, costes de producción, un calendario donde se muestren los meses de un año y mediante el uso de barras horizontales continuas los periodos de tiempo que ocupan los diferentes proyectos, para que en un momento dado podamos decir, "vaya, en enero del año que viene se nos solapan 3 proyectos a la vez, este nuevo lo vamos a hacer de febrero en adelante".
Hemos hecho unas pruebas gráficas de cómo imaginamos la herramienta y ahora queremos crearla, hacer algo dinámico, on.line, colaborativo y, sobre todo, operativo.
Prueba gráfica realizada junto a Ricardo Cosmonauta
Si hoy tuviese que transmitir aquel consejo de mi profesora a otra persona, añadiría -además de lo que me dijo- que el proceso mejora cuando se comparte. ¿Alguien quiere aportar algo?
